Vi er hos Data Inc glade for at arbejde med at hæve anvendelsen af data i ejendomsbranchen, med brug af dedikerede dataplatforme. Men hvorfor skal man som ejendomsselskab overhovedet have en dedikeret dataplatform? Der findes jo allerede muligheder i diverse administrationssystemer som EG Bolig og Unik (og en masse andre)? Klarer de systemer ikke meget fint de mange behov som en moderne ejendomsadministration behøver?
Administrative systemer administrer
For det første er det vigtigt at sige, at administrationssystemer som EG Bolig og Unik er nødvendige for at håndtere daglige operationer på individuelle lejemål. Disse systemer er designet til at administrere opgaver som fakturering, betaling, lejerinformation osv.
De er uundværlige for at opretholde en stabil drift i ejendomsadministrationen. Vores erfaring er dog, at selvom disse systemer er gode til at understøtte de daglige opgaver på enkelte lejemål, er de ikke gode til at skabe overblik, optimere og udvikle forretningen som helhed. Grunden til dette er selvfølgelig, at disse administrationssystemer er skabt til at… (trommehvirvel)… administrere!
Dataplatforme giver overblik
I den administration bliver der naturligvis både skabt og anvendt data – Når en account manager fx skal se om en lejer har betalt leje, kræver det jo både at alle betalinger er registreret, attribueret til lejeren og opdateret. Så dataen findes jo allerede. Men det er når man løfter blikket fra den enkelte sag, til at kigge på helheden, at man som forretning kan udvikle og optimere.
Det er jo alt sammen meget fint, men hvad betyder det konkret? Vi har samlet en række eksempler på, hvordan vi hjælper ejendomsadministratorer med at få mere ud af deres data, ved at løfte blikket fra administrativt brug til forretningsudvikling med en dedikeret dataplatform. Bemærk at alle disse use-cases bygger på data, som allerede eksisterer i de administrative systemer. Det er altså blot et spørgsmål om at anvende data på en anden måde så man får mest muligt ud af den:
- Restance: Det kan lyde banalt, men hvor stort er jeres lejeres restante beløb lige nu? Når det kommer til inddrivelse af restancer fra lejere, kan en dedikeret dataplatform være en afgørende ressource. Platformen kan automatisere overvågning og opdatering af restante beløb for hver enkelt lejer på daglig eller endda timebasis. Dette giver ejendomsadministrationen et konstant og opdateret overblik over, hvilke lejere der har udestående betalinger og hvor meget. Ved at have disse data tilgængelige i realtid, kan administrationen straks reagere på eventuelle forsinkede betalinger, kontakte de relevante lejere og indlede inddrivelsesprocessen.
- Lejertilsvar: Hvilke lejemål har høje og lave kvm-priser? Hvor kan prisen sættes op? På hvilke konti fordeler lejen sig på? En dedikeret dataplatform kan give dybdegående indsigt i lejernes præferencer og udgifter. Ved at analysere data om lejepriser, lejeudgifter, kvadratmeterpriser og fordeling af forskellige omkostninger kan ejendomsadministrationen identificere områder, hvor der kan optimeres. Platformen kan hjælpe med at afdække hvilke lejere der potentielt kan pådrage sig større omkostninger og give grundlag for at justere priser for at maksimere indtjeningen.
- Månedsrapportering: En dedikeret dataplatform kan strømline processen med månedsrapportering betydeligt. Platformen kan automatisere indsamlingen, analyse og præsentation af økonomiske data i form af rapporter og grafer. Dette gør det muligt for ledelsen at få adgang til opdateret finansiel information med den ønskede frekvens, uden at finanskontoret skal bruge tid på manuel rapportering. Den automatiserede proces øger nøjagtigheden af rapporterne og giver en mere troværdig informationskilde til beslutningstagning.
- Fakturaflows: I en ejendomsadministration kommer der rigtig mange fakturaer ind. En dedikeret dataplatform kan revolutionere fakturaflows. Ved at integrere fakturahåndtering på platformen kan virksomheden strømline processen fra start til slut. Når en faktura modtages, registreres den automatisk i systemet, gennemgår godkendelsesprocessen og spores, indtil betalingen er foretaget. Dette eliminerer risikoen for tabte eller forsinkede fakturaer og hjælper med at optimere interne arbejdsgange ved at identificere eventuelle flaskehalse eller ineffektive processer.
- Projektoptimering: En dedikeret dataplatform giver mulighed for detaljeret overvågning af byggeprojekter. Ved at samle udgiftsdata, tidsplaner og resultater kan platformen identificere projekter, der overskrider budgettet eller tidsplanen. Dette giver mulighed for proaktiv indgriben, så eventuelle afvigelser fra planen kan adresseres i tide. Platformen hjælper med at minimere risikoen for omkostningsoverskridelser og projektforlængelser ved at give administrationen det nødvendige overblik.
- Bygningsoverblik: En dedikeret dataplatform giver ejendomsadministratorer et hurtigt overblik over bygninger og deres lejere. Når en administrator besøger en ejendom, kan de trække opdaterede oplysninger om lejemål, betalinger og eventuelle særlige hensyn direkte fra platformen. Det sparer tid og sikrer, at administratoren har alle de nødvendige oplysninger ved hånden for at håndtere eventuelle spørgsmål eller problemer med lejerne på stedet.
Start med the basics
Disse eksempler kan virke som basale overblik. Og hvis du allerede har styr på disse data basics er du allerede langt. Men vores erfaring er, at mange stadig kæmper med at få disse fundamentale datasæt op til en kvalitet, hvor de kan bruges.
Hvis du kan etablere disse overblik oven på jeres administrationssystem, vil det give jer en masse værdi i sig selv. Og mulighederne er meget større end de seks cases som jeg præsenterer ovenfor. Samtidig vil det være grundlaget for at udbygge jeres datasetup og få meget mere værdi af jeres data med avancerede usecases som predictive maintenance, åben data osv.
Læs med i vores næste indlæg, hvor jeg gennemgår de brede datatrends som vi ser i ejendomsbranchen fremadrettet. Læs med HER, for at få mere forståelse af hvad dataplatforme i det hele taget er.
Mvh. Mikkel
